Microsoft 365 für kleine Betriebe – Einrichtung, Umzug, Absicherung

Microsoft 365 ist für kleine Betriebe meistens die pragmatische Lösung: beruflich nutzbare E-Mail mit eigener Domain, Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint und Office – ohne eigenen Mailserver im Keller. Ich richte das DSGVO-konform ein, ziehe bestehende Postfächer sauber um und schließe die Lücke, die in den meisten Umstellungen vergessen wird: das Backup. Ab 60 €/h für Privatkunden, 80 €/h für Unternehmen.

Was ich einrichte

Tenant und Domain: Anlage des Microsoft-365-Tenants, Aufnahme Ihrer eigenen Domain, korrekte DNS-Einträge (MX, SPF, DKIM, DMARC, Autodiscover) – damit Mails nicht im Spam landen oder verschwinden.
Exchange Online: Postfächer, Verteiler, Aliase, Freigaben, Regeln und Signaturen – so aufgesetzt, dass es der Arbeitsweise Ihres Betriebs folgt.
Umzug bestehender Postfächer: Migration von IMAP-Konten, älteren Exchange-Systemen oder Google Workspace inklusive Kalender und Kontakten.
Clients: Outlook auf Windows-Rechnern und Mobilgeräten, Teams, OneDrive- und SharePoint-Ablagen, Anbindung von Netzwerkdruckern.
Sicherheit: Mehrfaktor-Anmeldung, sichere Grundeinstellungen, Verwaltung von Zugriffsrechten, saubere Trennung privater und beruflicher Nutzung.
Lizenzen: Auswahl der passenden Lizenzebene für Ihre Rolle – ausdrücklich ohne Provision, ich verkaufe keine Abos.

Migration ohne Wochenendarbeit

Bestandsaufnahme: Welche Postfächer, wie viele Daten, welche Altlasten?
Test: Ein Postfach oder eine Pilotgruppe zieht vorab um – Fehler kosten dann nichts.
Umschaltung: Migration in einem angekündigten, zeitlich begrenzten Wartungsfenster.
Nachlauf: ein bis zwei Wochen persönliche Erreichbarkeit für Nacharbeit.
Schulung: kurze Einweisung am Arbeitsplatz – auf Wunsch als Schulung.

Microsoft 365 und DSGVO

Die Nutzung ist datenschutzrechtlich möglich, aber nicht automatisch konform. Ich unterstütze bei den praktischen Punkten:

Auftragsverarbeitung: Vereinbarungen und Vertragsprüfung mit Microsoft als Auftragsverarbeiter.
Datenstandort: Nutzung europäischer Rechenzentren und der EU-Speicherzusagen; wo Optionen bestehen, werden sie gesetzt.
Lösch- und Aufbewahrungskonzept: wie lange Postfächer und Ablagen erhalten bleiben und was gelöscht wird – statt „alles auf ewig“.
Zugriffe: Rechteverwaltung und nachvollziehbare Freigaben, auch für Gäste und externe Dienstleister.
Copilot und KI-Funktionen: Freigaben bewusst setzen oder abschalten – dazu berate ich unter KI DSGVO-konform.

Der Punkt, der fast immer vergessen wird: Backup für Microsoft 365

Microsoft sichert die Infrastruktur, nicht Ihre Daten. Aufbewahrungsfristen und Papierkörbe sind kein Backup:

Ransomware kann Postfächer und OneDrive-Stände synchronisieren und mitverschlüsseln.
Fehlbedienung: ein versehentlich gelöschtes Postfach ist nach Ablauf der Aufbewahrung dauerhaft weg.
Abo-Ende: Nach längerer Nichtzahlung greift eine begrenzte Aufbewahrung, danach wird gelöscht.
Kein einheitlicher Wiederherstellungspunkt: Einzelobjekte lassen sich wiederherstellen, ein konsistenter Stand „von gestern“ nicht.

Deshalb richte ich für Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams eine eigene, versionierte Sicherung ein. Details unter Backup & Datensicherung.

Typische Projekte

Umzug von einem alten E-Mail-Postfach (IMAP/Webhosting) auf Microsoft 365 mit eigener Domain
Wechsel von Google Workspace zu Microsoft 365 – inklusive Kalender, Kontakte und Ablagestrukturen
Neueinrichtung für Existenzgründungen sowie kleine Kanzleien, Praxen und Handwerksbetriebe
Aufräumen eines bestehenden Tenants: Altlizenzen, verwaiste Konten, unsaubere Weiterleitungen
Absicherung eines bestehenden Systems: Mehrfaktor-Anmeldung, Rechteprüfung, Backup

Wenn Ihr Umzug Teil eines größeren Projekts ist – Serverwechsel, Systemumstellung, Standortwechsel – koordiniere ich das über Migrationsprojekte; für reine Cloud- und Telefonieumzüge siehe Cloud-Umzüge.

Was die Einrichtung kostet

Leistung	Preis	Details
Einrichtung / Umzug (Privatkunden)	60 €/h	Einzelplatz, ein Postfach, Einweisung
Einrichtung / Umzug (Unternehmen)	80 €/h	mehrere Arbeitsplätze, strukturierte Umsetzung
Postfach-Migration	nach Aufwand	abhängig von Datenmenge und Altsystem
Backup für Microsoft 365	Einrichtung ab 60 €/h	zuzüglich Speicherkosten beim Anbieter
Microsoft-Lizenzen	direkt bei Microsoft	Sie kaufen selbst, ich vermittle keine Abos
Kurzeinweisung	im Stundensatz	ausführlicher als Schulung buchbar

Projekte mit klar umrissenem Umfang biete ich häufig zum Festpreis an – Sie wissen vorher, was es kostet. Laufende Lizenz- und Speicherkosten rechnen Sie direkt mit Microsoft ab.

Postfachumzug geplant oder Microsoft 365 aufräumen?

Erzählen Sie mir kurz, wie Sie heute arbeiten – ich sage Ihnen, welche Lizenzebene passt und was der Umzug bedeutet.

📞 +49 (0)6894 7059704 📅 Kontaktformular

Häufige Fragen zu Microsoft 365

Was passiert mit meinen alten E-Mails?

Sie werden mitmigriert – inklusive Ordnerstruktur, Kalender und Kontakten. Nach der Umschaltung prüfen wir gemeinsam stichprobenartig, ob alles angekommen ist, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.

Fallen jeden Monat Kosten an?

Für die Microsoft-Lizenzen ja – das ist ein Abonnement direkt bei Microsoft, nicht bei mir. Meine Arbeit rechne ich zum Stundensatz oder als Festpreis ab, ohne Provision und ohne Marge auf die Lizenzen.

Geht das auch mit meiner bestehenden Domain?

In der Regel ja. Wir behalten Ihre Domain und ändern nur die Zustellung – wichtig ist die saubere Einrichtung der DNS-Einträge, sonst landen Mails im Spam oder kommen gar nicht an.

Alle Preise gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) ohne Mehrwertsteuer. Anfahrt kostenfrei in Spiesen-Elversberg, Neunkirchen, St. Ingbert, Saarbrücken, Sulzbach, Schiffweiler, Illingen und Ottweiler. In allen übrigen Gemeinden: bis 15 km Fahrstrecke kostenfrei, 15–30 km 15 €, 30–50 km 25 €, über 50 km 35 €. Lizenzkosten für Microsoft 365 rechnen Sie direkt mit Microsoft ab – ich berechne nur meine Arbeitszeit.

Passende Leistungen: Cloud-Umzüge · Migrationsprojekte · Backup & Datensicherung · KI DSGVO-konform · IT-Support · Schulungen

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